广州首次出台电子文档管理规范 9月1日实施

目前广州市各级党政机关单位已基本实现办公自动化，但归档数据仍存在状态分散、缺乏集中管理等问题，为此，广州市档案局提出制订《电子文件档案资源管理规范》，该规范由广州市质监局编制和发布，以规范与广州市电子文件档案信息资源管理中心运行的工作流程、要求等，避免在开发和推广应用中出现误解。该规范于9月1日起正式实施。

据介绍，《电子文件档案资源管理规范》是推荐性地方标准，已于2008年7月28日发布，于今日起正式实施。规范共分为7部分，包括《术语和定义》、《编码》、《数据包》、《元数据》、《安全》、《接口》和《归档流程》。其中，《数据包》、《元数据》为广州市电子文件档案信息资源管理中心建设提供了应遵循的编码、数据包、元数据；《安全》、《接口》为广州市电子文件档案信息资源管理中心的安全与接口提供了依据，从根本上保证电子公文归档的一致性、快速性、有效性、准确性与安全性；《归档流程》确定了电子公文归档管理责任，制定管理制度与技术措施，确保归档有序。

质监局特别指出，《电子文件档案资源管理规范》规定所有电子文件转为CEB格式(声音、视频等无法转为CEB格式的文件除外)，并且公文正文应为加盖电子印章的红头红章公文。

据悉，规范中所有术语、编码、数据包格式、元数据等完全一致，保持唯一性与统一性。各单位与档案中心设计交换接口时都采用统一标准，并且遵循统一制定的数据规范和安全规范，解决多级联网中数据结构和数据字典不一致的困难。

广州市质量技术监督局有关人士表示，该规范的发布实施，使全市机关、企事业单位的档案能统一归档、管理和利用，提高了政府信息化办公的质量和效率。